یکی از مهمترین بخش‌‌های برگزاری همایش و برگزاری کنفرانس، انتخاب محل برگزاری همایش یا کنفرانس است. شاید به‌نظر شما انتخاب محل برگزاری همایش خیلی اهمیت نداشته باشد و بتوان آن را جزو آخرین اقدامات در برنامه ریزی برگزاری همایش قرار داد، اما چنین نیست. انتخاب محل برگزاری نیازمند اطلاع از پارامترهای مهم در ویژگی‌های مهم یک کنفرانس یا همایش است که رسانه تخصصی تشریفات و خدمات مجالس تشریفینو، ویژگی های مهم محل برگزاری همایش و کنفرانس را برای شما جمع آوری نموده و در ادامه ارائه خواهد نمود.
اهمیت موقعیت مکانی سالن همایش
یکی از اصلی‌ترین نکاتی که لازم است در انتخاب سالن همایش یا سالن کنفرانس بدانید، این است که، موقعیت مکانی سالن همایش کجاست؟ دسترسی مخاطبین هدف شما به این سالن چگونه است؟ آیا مخاطبین هدف شما خودرو شخصی دارند و یا به‌وسیله حمل و نقل شهری خود را به محل برگزاری همایش خواهند رساند؟ آیا این محل در نزدیکی ایستگاه‌های مترو و یا اتوبوس قرار دارد؟ اگر مخاطبین هدف شما از شهر یا کشور دیگری به همایش خواهند آمد، آیا موقعیت مکانی سالن همایش به‌گونه‌ای هست که امکان دسترسی به آن برایشان دشوار نباشد؟ تمامی این سوالات موجب می‌شود انتخاب سالن همایش برای شما، انتخابی آگاهانه باشد. اطلاع از ویژگی های مهم محل برگزاری همایش و کنفرانس موجب می‌شود، مخاطبین همایش شما به‌موقع به همایش شما رسیده و دچار مشکل خاصی نشوند.
بررسی امکانات سالن همایش
همایش یا کنفرانس شما، در هر حیطه‌ای که باشد، هدف آن ارائه مطلبی مهم به مخاطبین و مدعوین است. همچنین هدف شما از برگزاری همایش یا کنفرانس معمولاً ارائه موضوعی جدید و نو در حیطه‌ای خاص است، برای ارائه مطالب و یا اطلاعات بصری به مخاطبین همایش نیازمند امکانات مختلفی هستید. عدم توجه به نکته و عدم ارزیابی نیازهای خود، پیش از انتخاب محل برگزاری کنفرانس یا همایش، شما را دچار دردسرهای متعددی در روز همایش خواهد کرد. پس توصیه می‌شود پیش از آن‌که سراغ انتخاب سالن همایش روید، حتماً نیازسنجی کنید. با اطلاع دقیق از نیازهای خودتان برای برگزاری همایش، و اطلاع از امکانات سالن همایش قادر هستید بهترین انتخاب را داشته باشید و دقیقاً برای نیازتان هزینه پرداخت کنید. در موارد بسیاری اتفاق افتاده، برگزار کننده همایش به دلیل عدم بررسی نیازهای خود در روز همایش، اقدام به رزرو سالن همایشی نموده که امکانات آن بیش از حد نیاز آن همایش بوده‌است. پس حتماً در انتخاب سالن همایش به نیازهای خود اشراف داشته باشید. استفاده از لیزر، ویدئو پرژکتو، لپ‌تاپ، تخته وایت برد، سیستم پخش صدای خاص، بیسیم یا تاکی واکی، میکروفون‌های بیسیم و با سیم، دستگاه ضبط صدا و... ازجمله امکانات سالن همایش است.
تهویه مطبوع سالن همایش را فراموش نکنید
هنگام برگزاری همایش، هدف شما فراهم کردن حداکثر امکانات و راحتی، برای مخاطبین است. پس حتماً تهویه مطبوع سالن را بررسی نمایید. در موارد بسیاری دیده شده، کیفیت علمی همایش فوق العاده بالا بوده‌است، اما به‌دلیل عدم توجه به سیستم تهویه سالن همایش، میهمانان همگی کلافه و شاکی از شرایط سالن بوده و حتی گاهاً مجبور به ترک سالن همایش شده‌اند. پس به‌جهت اهمیت سیستم تهویه حتماً از سالم بودن آن مطمئن شوید و هنگام بازدید از سالن از مسئول مربوطه، در خصوص سیستم جایگزین تهویه مطبوع سالن همایش، در شرایط خاص و اضطراری اطلاعات کسب نمایید و این موضوع را در متن قرارداد با سالن همایش نیز ذکر کنید.
اهمیت نور سالن همایش
یکی از مهمترین پارامترهایی که در راحتی و آرامش میهمانان تاثیر زیادی دارد، و موجب درک بهتر موضوع همایش و تقویت بازخورد های آن در بین مدعوین می‌شود، نور سالن است. نور سالن در ایجاد حس بهتر برای مخاطبین شما تاثیر فراوانی دارد. در خصوص نحوه کنترل وضعیت نور سالن نیز اطلاعات کسب کنید، چرا که در زمان‌هایی ممکن است نیاز باشد، نور سالن را کاهش دهید و تصویر بهتری از ویدئو پرژکتور ارائه دهید. پس بهتر است امکانات کنترل نور سالن همایش را نیز دقیق بررسی نمایید. یکی‌دیگر از موضوعاتی که ممکن است روز همایش، شما را به دردسر بیاندازد، عدم حضور اپراتور حرفه ای جهت کنترل نور سالن همایش است. در سالن کنفرانس نیز نور اهمیت بسیار زیادی دارد و لازم است حتماً در خصوص نور سالن اطلاعات جامع و دقیق کسب نمایید.
اهمیت میز و صندلی سالن همایش
شاید به‌نظر شما خیلی اهمیت نداشته باشد که سالن همایش دارای چه نوع میز و صندلی‌هایی است. قطعاً شما که قصد خرید سالن را ندارید، پس دقت نخواهید کرد. اما نوع میز و صندلی‌ها، نوع چیدمان آن‌ها در سالن همایش یا سالن کنفرانس اهمیت فراوانی دارد. حتی شیبی که در معماری کف سالن درنظر گرفته‌شده، برای بهتر دیده شدن استیج سالن همایش اهمیت فراوانی دارد. پس حتماً درصورتی که لازم است میهمانان شما حین برگزاری همایش یادداشت برداری کنند، سالنی انتخاب نمایید که امکانات میز در جلوی صندلی یا مبلمان آن فراهم باشد. عدم وجود میز شمارا ناچار به تهیه تخته شاسی، به تعداد میهمانان خواهد کرد. پس همین ابتدای امر، در زمان مراجعه حضوری به محل سالن همایش تمام این موارد را درنظر گیرید و باتوجه به همان نیازسنجی اولیه همایش خود، بهترین انتخاب را داشته‌باشید.
معماری و دکوراسیون سالن همایش
یکی از مواردی که لازم است درنظر داشته‌باشید، معماری و دکوراسیون سالن همایش است. نوع میهمانان شما و موضوع همایش، تعیین کننده نوع معماری و دکوراسیون سالن همایشی است که می‌توانید انتخاب کنید. اگر میهمانان شما از قشر خاصی هستند که به این جزئیات توجه دارند، و یا اسپانسرهای همایش یا کنفرانس شما، دکوراسیون سالن همایش را بسیار مهم می‌دانند، لازم است این نکته را نیز در انتخاب سالن همایش، درنظر داشته باشید. معمولاً برگزارکنندگان همایش، اگر خوش ذوق باشند نسبت به انتخاب سالن همایش و ارتباط آن با موضوع همایش نیز، نکاتی را در نظر می‌گیرند. برای مثال برگزار نمودن یک همایش معماری، در سالنی که معماری قوی دارد، بسیار جذاب‌تر خواهد بود.
بودجه خود را هنگام انتخاب سالن همایش درنظر بگیرید
گاهی شما به‌عنوان برگزار کننده همایش، خیلی ریزبین و دقیق هستید و باتوجه به کیفیت مورد نیاز همایش، نسبت به انتخاب سالن سخت‌گیرانه عمل می‌کنید. سخت‌گیری در جهت افزایش کیفیت کار بسیار مهم و قابل احترام است، اما این نکته را فراموش نکنید که بودجه شما محدود است. قطعاً انتخاب سالنی با امکانات زیاد و دسترسی عالی و معماری حرفه‌ای، از علاقمندی‌های شما می‌باشد؛ اما بودجه مجموعه شما برای برگزاری همایش محدود است و هزینه‌های برگزاری همایش نیز بسیار زیاد است. پس لازم است هنگام انتخاب سالن همایش بودجه همایش را نیر درنظر بگیرید و بهترین انتخاب را متناسب با بودجه خود انجام دهید.
