یکی از بخش‌های زیبای زندگی ما، جشن‌هایی است که به مناسبت‌های مختلفی برگزار می‌کنیم. این جشن‌ها هرکدام ویژگی‌های خاص خودشان را دارند و براساس همان ویژگی‌ها، سبک برگزاری جشن نیز تعیین می‌شود. پیچیدگی‌های زیاد در جشن‌های خاص یا تعداد بالای مهمان موجب شده است تا خدمات تشریفات مجالس بیش از پیش مورد توجه قرار گیرد. استرس، نگرانی، عدم توانایی برنامه ریزی و مدیریت بین اجزا مختلف و مسئول در برگزاری یک جشن موجب شده است تا افراد به دنبال متخصصین این حوزه باشند. برگزاری جشن یک اقدام مهم، پیچیده، پر مسئولیت و تخصصی است که تیم‌های تشریفات مجالس به خوبی از پس آن بر می‌آیند! چرا که تجربه برگزاری جشن موجب شده است تا آمادگی کافی برای هر رویدادی را داشته باشند.
اگر شما نیز تصمیم دارید برای برگزاری جشن از تشریفات مجالس کمک بگیرید، تا پایان همراه ما باشید تا جزییات عملکرد، وظایف تشریفات و موارد این چنینی را بررسی کنیم.
تشریفات مجالس چیست؟
ابتدا باید بدانید که تشریفات مجالس چیست! در واقع، تشریفات مجالس شامل یک تیم تخصصی است که مسئولی برگزاری جشن، ایونت و دورهمی‌های شما را مطابق با قوانین، قرارداد و توافقات برعهده می‌گیرد. تیم تشریفات متشکل از مدیریت قوی، پرسنل متخصص و کارمندانی است که هرکدام در حوزه مشخصی وظیفه را برعهده می‌گیرند تا کاری تیمی انجام دهند. محصول نهایی تلاش‌های تیم تشریفات، برگزاری یک مراسم بی عیب و نقص با بالاترین استانداردهای روز دنیا است.به این ترتیب خدمات مجالس به شما اجازه می‌دهد تا نیازهای واقعی خودتان از برگزاری جشن را بازگو کنید، انتظارات‌تان را بگویید و ایده‌ها، آرزوها و فانتزی‌های خودتان را با متخصصین درمیان بگذارید. سپس براساس نیاز شما و اطلاعات به دست آمده ایده پردازی انجام می‌شود تا در صورت امکان، همه چیز مطابق با رویا و آرزوهای شما برنامه ریزی شود. در تیم‌های تخصصی مثل تشریفات کاژو، دستیابی به بالاترین سطح کیفیت و تحقق رویای مشتریان اولویت بسیار بالایی دارد.
وظیفه تشریفات مجالس چیست؟
اطلاع از وظایفی که یک تیم تشریفات مجالس بر دوش دارد، به شما کمک می‌کند تا هوشمندانه انتخاب کنید، تصمیم گیری نمایید و به بهترین شکل ممکن برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی کنید. هرچند عملکرد تشریفات در هر موسسه و تیمی متفاوت است و این شما هستید که کیفیت، دقت و تواتنمندی ان‌ها را به خوبی مورد سنجش قرار می‌دهید. اما کلیت و استاندارد وظایفی که یک تیم تشریفات باید برعهده داشته باشد، مواردی است که به آن اشاره می‌کنیم.
1-نیازسنجی دقیق آنچه در ذهن مشتری است
در اولین گام در ارائه خدمات تشریفات مجالس، بهتر است بدانید که نیازسنجی اصولی اقدام مهمی است. متاسفانه در بسیاری از جلسات شروع همکاری، تشریفات تنها به شرح خدمات خود می‌پردازد و هیچ نیازسنجی از مشتری انجام نمی‌شود. در این شرایط تنها در بهترین حالت ماجرا شاهد ارائه خدماتی با کیفیت مطلوب در سطح و چارچوب تشریفات هستیم. اما زمانی که تیم تشریفات اقدام به نیازسنجی دقیق مشتری می‌کند، به اطلاعاتی دست پیدا خواهد کرد که سطح کیفی برگزاری جشن را تعیین می‌کند. نیازسنجی اولویت‌های مدنظر برای مشتری را مشخص می‌کند و خط مشی لازم برای خلق یک ایونت عالی را فراهم خواهد کرد. به همین دلیل باید مرحله نیازسنجی را جدی گرفت. در تیم تشریفات کاژو، یک جلسه به طور کامل نیازسنجی انجام می شود و متخصصین این مجموعه با علم به اثرات شگفت انگیز این اطلاعات، تلاش می‌کنند تا در ایده‌آل‌ها، فانتزی‌ها و رویاهای مشتری به دنبال سرنخی برای برگزاری بهتر جشن باشند.
2-ایده پردازی و برنامه ریزی اولیه جشن
زمانی که مرحله نیازسنجی به خوبی انجام شده باشد، ایده پردازی مطرح می‌گردد. در تیم‌های تشریفاتی قوی و حرفه‌ای این مرحله اهمیت زیادی دارد. چرا که میتواند وجه تمایز جشن‌ها و ایونت‌های مختلف را مشخص کند. در تیم تخصصی تشریفات کاژو، همه چیز در بهترین حالت ممکن با نیروهای خلاق و آشنا با سبک برگزاری جدید جشن‌ها انجام می‌شود. همین موضوع میتواند زمینه ساز برگزاری جشن‌های خاص، پر جزییات و یونیک شود. این ایده پردازی شامل تعیین رنگ دیزاین فضای برگزاری جشن، تعیین شکل و استایل لباس‌ها، تم مراسم، نوع جزییات و سناریوها است. نتیجه نهایی قطعا میتواند میزبان برگزاری جشن را شگفت زده کند و خاطره‌ای شیرین برای او و مهمانان خلق نماید.
3-ارائه خدمات مشاوره
خدمات مشاوره بخش مهمی از اقدامات تشریفات مجالس است. هرچند این روزها بسیاری از تیم‌های تشریفاتی تنها به عملکرد در روز جشن اکتفا می‌کنند اما تیم‌های تخصصی مثل کاژو، مسئولیت ارائه مشاوره در تمام زمینه‌ها را برعهده می‌گیرند. انتخاب لوکیشن مناسب برگزاری جشن، انتخاب نوع سیستم‌های صوتی و گروه موسیقی، انتخاب استایل و اکسسوری‌های عروس و داماد، انتخاب نوع دیزاین مراسم و صدها انتخاب دیگر همگی در همین بخش مشاوره تعیین تکلیف می‌شوند. به همین دلیل است که افراد متخصص با درنظر گرفتن چنین جزییاتی، دست به عقد قرارداد با تشریفات می‌زنند.
4-ارائه پیشنهادات و سهولت در انتخاب توسط مشتری
گاهی ایده آل‌ها، اولویت‌ها و انتخاب‌هایی که مدنظر ما است، چندان اصولی به نظر نمی‌رسد یا براساس منافع و صرفه جویی در هزینه ها نیست. در چنین شرایطی پای تشریفات مجالس به میان می‌آید تا جزییات جشن را مشخص کند. با مطرح کردن پیشنهاداتی که مطابق با چارچوب‌ها و اولویت‌های مشتری است، همه چیز برای دست پیدا کردن به بهترین کیفیت و خدمات آماده می‌شود. مثلا اگر لوکیشن انتخابی شما یک لوکیشن با ظرفیت برگزاری جشن برای 1500 نفر باشد، قطعا لازم است تا هزینه زیادی بپردازید و بخش زیادی از لوکیشن خالی باقی بماند. در این شرایط متخصصین تشریفات براساس تمام ویژگی‌ها و نیازسنجی ها، پیشنهاداتی ارائه می‌کنند تا با استفاده از آن‌ها بتوانید جزییات را مدیریت کنید. در این مثال، انتخاب یک سالن 300 نفره برای برگزاری جشن 200 نفره شما نرمال‌ترین انتخاب جایگزین است.
5-عقد قرارداد اصولی
تشریفات مجالس حرفه‌ای، هیچ نگرانی بابت عقد قرارداد ندارد. چرا که به راحتی با استفاده از مکتوب کردن توافقات و جزییات، میتواند عملکرد قانونی خود را مشخص کند. به همین دلیل می‌توانید با خیال آسوده از طریق مذاکره و توافق با یک تیم تشریفاتی حرفه‌ای، تمام جزییات توافق را بنویسید. به این ترتیب همه چیز برای برگزاری یک جشن با بالاترین کیفیت خدمات فراهم است و هیچ جای نگرانی وجود ندارد. اما به یاد داشته باشید که تیم برگزار کننده، باید سابقه درخشانی در این حوزه داشته باشد تا بتوانید نسبت به پایبندی و تعهد به قرارداد امیدوار باشید. کاژو با سابقه درخشان در این حوزه میتواند نسبت به تعهدات و قراردادهای نوشته شده خیال‌تان را آسوده کند.
6-پایبندی به مفاد قرارداد تا پایان برگزاری جشن
متاسفانه این روزها عدم نظارت بر عملکرد بسیاری از تیم‌ها که حتی دارای مجوز نیستند، موجب شده است تا بسیاری از مشتریان ناراضی از عملکرد تشریفات باشند. یادتان باشد که عقد قرارداد زمانی قابل استناد است که با شخصیتی حقیقی یا حقوقی آن را نوشته باشید. قراردادی که بی پایه و اساس باشد، قطعا نمی‌تواند هیچ اهرم قانونی برای شما باشد. تنها تیم‌های تخصصی تشریفات که سابقه درخشانی در این حوزه دارند، نسبت به پایبندی خودشان و قرارداد نوشته شده حساس عمل می‌کنند. چرا که سابقه درخشان و شهرتی که در مارکت تشریفات دارند، اهمیتی بیش از این مبالغ دارد.
7-هماهنگی با تمام بخش‌های جشن
یکی از اقدامات مهم تیم برگزار کننده مراسم، هماهنگی تمام و کمال با همه بخش‌های جشن است. درواقع وقتی مسئولیت برگزاری جشن را به تشریفات مجالس می‌سپارید، هیچ نگرانی وجود ندارد که هماهنگی‌ها انجام نشده باشند. معمولا تیم تشریفات متناسب با قرارداد نوشته شده اقدامات لازم را ترتیب می‌دهد. اما بهتر است بدانید که بسیاری از کارها مثل هماهنگی با تیم موسیقی، صدا، آتلیه عکاسی، تجهیزات فیلمبرداری و موارد این‌چنینی تنها زمانی برعهده تیم تشریفات است که در لحظه نوشتن قرارداد به آن اشاره کرده باشید. در این شرایط هیچ نیازی به نگرانی نیست و همه چیز با دقت بالا در راس زمان خودش اجرایی می‌شود.
8-تهیه مواد اولیه باکیفیت
وقتی صحبت از برگزاری جشن و ایونت به میان می‌آید، بخش مهمی از کیفیت برگزاری آن وابسته به اعتبار و آبروی برگزار کننده است. بدیهی است که تشریفات متناسب با قرارداد عقد شده ملزم به تهیه مواد اولیه با کیفیت است. در واقع، زمانی که قراردادی برای برگزاری یک جشن با کیفیت مطلوب نوشته می‌شود، هیچ توجیهی برای تهیه مواد اولیه بی کیفیت وجود ندارد. چرا که با هزینه‌های مشخص شده، یک جشن با استاندارد پایه حداقل‌ترین اقدامی است که باید انجام شود. هرچه خدمات لوکس‌تر می‌شود، مواد اولیه از استانداردهای بالاتری برخوردار هستند! مثلا به جای میوه‌های رایج، میوه‌های استوایی یا اورگانیک قرار می‌گیرند. در تشریفات کاژو توجه به همین نکات اصلی‌ترین دلیل محبوبیت این مجموعه است.
9-پذیرایی حرفه‌ای با پرسنل آموزش دیده
پرسنل حاضر در مراسم شما، ارتباطی مستقیم با مهمانان برقرار می‌کنند. اگر به هر دلیلی این افراد آموزش کافی برای برخورد مناسب با مهمانان ندیده باشند، کیفیت برگزاری جشن به میزان زیادی کاهش می‌یابد. پس بدیهی است که باید در این راستا، آموزش پرسنل مدنظر قرار گیرد. معمولا در تشریفات حرفه‌ای، این پرسنل با استانداردهای برگزاری جشن‌های بین المللی آموزش دیده‌اند و آگاهی کافی از استانداردهای مطرح در خدمات هتلینگ و کترینگ دارند.
10-تهیه و ارائه غذا، نوشیدنی و کلیه خدمات خوراکی
در زمان عقد قرارداد با تیم تشریفات، مشخص کردن منو مدنظر جهت تعیین خوراکی‌های لازم برای پذیرایی از مهمانان بخش مهمی از اقدامات را به خود اختصاص می‌دهد. پس بدیهی است که تهیه، آماده سازی، طبخ و سرو این خوراکی‌ها همگی بر عهده تشریفات مجالس است. زمانی که این اقدامات با کیفیت بالا اجرا می‌شوند، خیال‌تان بابت هر چیزی راحت است. در کاژو ارائه خدمات کیترینگ و پذیرایی از مهمانان در بالاترین سطح قرار دارد و معمولا خدمات این مجموعه به عنوان A+ شناخته می‌شود؛ چرا که سطحی فراتر از انتطار را ارائه می‌کند.
11-دیزاین خوراکی‌های ایونت
جزییاتی مثل دیزاین شیرینی‌ها، نوشیدنی‌ها، غذاها و دسرها همگی بخش‌های مهمی هستند که به شما اجازه می‌دهند تا سطح کیفی جشن را نمایش دهید. در تیم‌های تشریفاتی حرفه ای، دیزاین خوراکی ها اهمیت زیادی دارد. معمولا دیزاین با توجه به نیاز، هنر و تخصص تشریفات انجام می‌شود. خوراکی‌ها از شیرینی‌ها گرفته تا انواع آبمیوه طبیعی و دسرها همگی با درنظر گرفتن اهمیت گارنیش و چیدمان زیبا سرو می‌شوند. این اقدام سطح کیفی خدمات را افزایش می‌دهد و برای مهمانان خاطرات شیرینی را خلق خواهد کرد.
12-دیزاین محل برگزاری ایونت
چگونگی دیزاین محل برگزاری ایونت برای شما اهمیت دارد! چرا که زیبایی بصری حاصل شده در فضای جشن کاملا وابسته به همین موضوع است. دیزاین ژورنالی و قابلیت طراحی و اجرا مطابق با سلیقه مشتریان و اصول مدرن، همگی بخش مهمی از قابلیت های تیم تشریفات محسوب می‌شود. برای تیم‌های تخصصی مثل کاژو، گروهی متخصص در زمینه گل آرایی، شمع آرایی، دیزاین و طراحی استند وجود دارند که تلاش می‌کنند تا ایده هایی نوین را اجرایی کنند. به این ترتیب سطح سرویس دهی کاژو نسبت به سایر گروه‌های تخصصی در این حوزه بالاتر است و قابلیت طراحی و اجرای جزییات توسط متخصصین آن به شکلی هوشمندانه نمایش داده می‌شود.
13-مدیریت رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی
در تمام رویدادهای خاص عواملی دخیل خواهند بود که نه توسط تشریفات قابل کنترل هستند و نه ما قدرتی برای کنترل آن داریم! چنین رویدادهایی معمولا بدون توجه به زمان رخ می‌دهد! قطع شدن آب، قطع شدن برخ، آتش سوزی، ازبین رفتن غذا، خرابی لباس عروس و داماد و صدها رویداد ناخوش آیندی که میتواند تمام جشن شما را خراب کند! این رویدادها به عنوان موارد پیش بینی نشده عنوان می‌شوند. اگر تیم تشریفات حرفه‌ای را برای برگزاری جشن انتخاب کرده باشید، در این خصوص نیازی به نگرانی نخواهید داشت. معمولا تیم برگزار کننده به دلیل تجربه زیاد در این حوزه، آمادگی کافی برای مدیریت این رویدادها دارند. داشتن ارتباطات ارزشمند در این زمان اهمیت دارد! وقتی مشکلی بروز می‌کند تنها با چند تماس تلفنی می‌توان این موارد را مدیریت کرد تا هیچ آسیبی به بدنه جشن وارد نگردد.
14-جلب رضایت مشتری و رسیدگی کافی
از دیگر ویژگی‌هایی که برای تشریفات مجالس می‌توان بیان کرد، جلب رضایت مشتریان و رسیدن به یک تایید اصلی است. با کمک تیم تشریفات می‌توان جشن‌های خاص را برگزار کرد! اما باید بدانید که تمامی این اقدامات زمانی میسر می‌شود که رضایت کافی در خصوص آن وجود داشته باشد. جلب رضایت مشتریان در هر جشن، از اقدامات مهم تیم تشریفات است. معمولا این رضایت مندی در انتخاب سایر افراد نیز اثرگذار است. به همین دلیل باید حتما تلاش کنید تا با توجه به رضایت مشتریان قبلی، ماجرا را بررسی کنید و در نهایت دست به انتخاب تشریفات بزنید.
کاژو بهترین تشریفات مجالس
انتخاب تشریفات مجالس کار دشواری است. چرا که باید مسئولیت برگزاری مهمترین رویدادها را به تیمی بسپارید که در نهایت عملکرد آن ها چندان ملموس نیست! به همین دلیل تشریفینو با سال ها تجربه در حوزه تشریفات، بهترین تیم تشریفاتی را معرفی می‌کند. کاژو با عملکردی قوی، تیمی حرفه ای و اقداماتی اصولی میتواند بهترین انتخاب شما در این حوزه باشد. وجه تمایز برگزاری جشن ها با تیم تشریفاتی کاژو به شکلی است که حتی از تصاویر نیز می‌توان جزییات را دریافت. متخصصین کاژو با تیم های مجزا و حرفه ای در بخش نیاز سنجی، ایده پردازی، دیزاین محوطه، مشاوره و ودینگ پلنری میتوانند پاسخگوی تمام نیازهای شما برای جشن های مدرن و امروزی باشند.
خلاصه مطلب
همان‌طور که می‌دانید، کیفیت برگزاری یک جشن وابسته به عملکرد تیم تشریفات مجالس است. به همین دلیل باید حتما در این زمینه خوب تحقیق کنید و متناسب با نیازتان بهترین گزینه را انتخاب نمایید. تشریفات کاژو با در اختیار داشتن نیروهای متخصص و سال‌ها تجربه در این حوزه، بهترین گزینه برای شما خواهد بود.
