زمانی که قصد دارید یک جشن یا ایونت خاص را برگزار کنید، برای برگزاری باید حتما به دنبال افراد متخصص و باتجربه باشید. این افراد به شما آگاهی کافی می‌دهند تا بتوانید با دید بهتر برای مراسم برنامه ریزی نمایید. خدمات مجالس همه چیز را برای برگزاری یک مراسم فراهم می‌کند و مسئولیت صفر تا صد آن را برعهده می‌گیرد. اما بهتر است بدانید که برای شروع کار با این افراد، لازم به عقد قرارداد دارید. این قرارداد موجب می‌شود تا بتوانید بدون هرگونه چالش و نگرانی، جشن‌های خاص را برگزار کنید. قرارداد یک توافق مکتوب بین شما است که وجهه قانونی کافی دارد تا هر دو طرف مکلف به تعهدات خودشان باشند.
اگر شما نیز علاقه‌مند هستید که در خصوص نکات مهم در عقد قرارداد با موسسات تشریفاتی بیشتر بدانید، تا پایان همراه ما باشید.
قرارداد چیست؟
قبل از هرچیزی بهتر است بدانید که قرارداد چیست و چرا تا این اندازه بر روی آن تاکید می‌شود. قرارداد یک توافق نوشتاری و حقوقی بین دو یا چند طرف است که شامل تعهدات و حقوق مشخصی برای طرفین درنظر می‌گیرد. این توافق ممکن است در مورد ارائه خدمات، فروش کالا، اجرای پروژه، اجاره ملک، شراکت تجاری، تأمین مالی و بسیاری از موارد دیگر باشد. قرارداد‌ها می‌توانند به صورت کتبی یا شفاهی بسته شوند، اما برای حفظ شفافیت و اطمینان طرفین از تمام بندهای قرارداد، ترجیحاً به صورت نوشتاری بسته می‌شوند. در صورتی که قرارداد به صورت نوشتاری است، معمولاً امضاء طرف‌ها بر روی آن صورت می‌گیرد.
محتوای هر قرارداد چیست؟
بهتر است بدانید که محتوای قرارداد چه چیزهایی است؟ دقیقا چه چیزی در متن قرارداد وجود دارد که می‌تواند تمام چارچوب عملکرد طرفین را تعیین کند. در هر قرار داد چند آیتم یکسان وجود دارد.
- طرفین قرارداد: اشخاص یا نهادهایی که در قرارداد حضور دارند و تعهدات و حقوق به آن‌ها نسبت داده می‌شود، به عنوان طرفین قرارداد شناخته می‌شوند.
- تعهدات: عملکرد‌هایی که هر طرف باید انجام دهد، به شکل قانونی در بند و تبصره‌های قرارداد ذکر می‌شود. این تعهدات می‌توانند شامل ارائه خدمات، پرداخت وجه، انجام پروژه و غیره باشند.
- مقابله: عواقبی که در صورت عدم انجام تعهدات یا تخلف از قرارداد برای طرفین قرارداد اعمال می‌شود. مقابله‌ها ممکن است شامل جریمه مالی، خاتمه قرارداد، جریمه اتلاف زمانی یا اقدامات حقوقی باشند.
- شروط و مقررات: جزئیات و شرایطی که قرارداد برای اجرا و رعایت دارد، به عنوان شروع و مقرارات مدنظر قرار می‌گیرد. این شروط می‌توانند موعد انجام کار، قیمت، کیفیت، مسئولیت‌ها و حقوق و تعهدات طرف‌ها را مشخص کنند.
- امضاء: تأیید رسمی هرکدام از طریفین در یک قرارداد، با امضا انجام می‌شود. به این ترتیب طرفین بر سر تمام بندها و تبصره‌های ذکر شده در قرارداد توافق کرده‌اند.
به این نکته توجه داشته باشید که قرارداد‌ها به عنوان ابزاری قانونی برای تنظیم روابط تجاری و انسانی در جوامع مدرن مورد استفاده قرار می‌گیرند. عقد قرارداد با تشریفات نیز، موجب می‌شود تا ضمانتی برای تعهدات تیم تشریفات وجود داشته باشد و کلیه اقدامات مطابق با توافق انجام شود.
مزایای عقد قرارداد با تشریفات چیست؟
برای خدمات تشریفات مجالس، باید قرارداد محکمی را امضا کنید.این اقدام به شما کمک می‌کند تا ضمن اطمینان از اجرایی شدن تمام تعهدات، وجه ضمانت برای پایبندی تشریفات مجالس داشته باشید. هرچند برای تیم تشریفات نیز، عقد قرارداد تعهدات مالی و نحوه پرداخت شما را تعیین می‌کند که امری بسیار مهم است.
1. برقراری اطمینان: با بستن قرارداد، هر دو طرف (شما و تیم تشریفات) متعهد می‌شوید که به شرایط و مقررات تعیین شده در قرارداد پایبند باشید. همین بخش کوچک برای شما اعتماد و آرامش مطلوبی را ایجاد می‌کند. به همین دلیل لازم است تا با عقد قرارداد محکم، خدمات تشریفات را با اطمینان بپذیرید و هزینه انجام آن را پرداخت نمایید.
2. تعیین شرایط و جزئیات: قرارداد به شما اجازه می‌دهد تا شرایط دقیق خدمات تشریفات را مشخص کنید. این موارد می‌توانند شامل تاریخ برگزاری مراسم، زمان و محل برگزاری مراسم، نوع خدمات ارائه شده، منو انتخابی با جزییات دقیق، تعداد مهمان‌ها، هزینه‌ها و شرایط لغو باشد. نحوه پرداخت و تعهداد کارفرما نیز در همین قرارداد درج می‌شود تا مطابق با همان انجام شود.
3. حفاظت از حقوق دو طرف قرارداد: با وجود قرارداد، حقوق و تعهدات هر دو طرف تعیین می‌شود و در صورتی که یکی از طرف‌ها عمل به تعهدات خود را نکند، اقدامات حقوقی می‌تواند انجام شود. اگر تشریفات دقیقا به تعهدات عمل نکند می‌توانید از اهرم قانونی استفاده کنید. اگر میزبان به پرداخت‌های به موقع عمل نکند، باز هم امکان پیگیری قانونی وجود دارد. پس حق دو طرف دقیقا در چارچوب قرارداد حفظ می‌شود.
4. پیشگیری از ابهامات: از طریق نوشتار قرارد رسمی، ابهامات در مورد خدمات، قیمت‌ها و شرایط برگزاری مراسم، کاهش می‌یابد و احتمال بروز اختلافات کم می‌شود. این مشکلات همیشه بر اثر توافقات کلامی رخ می‌دهد، چرا که افراد دچار سوتفاهم شده و جزییات ماجرا را به خوبی درک نمی‌کنند.
5. قوانین محلی و ملی: قراردادهای معتبر و کامل با توجه به قوانین محلی و ملی اجباری نوشته می‌شوند. این امر به شما کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات حقوقی، به راحتی به دادگاه‌های مختص مربوطه مراجعه کنید و حقوق خود را مدافعه کنید. مثلا در عقد قراداد تشریفات، پیگیری هرگونه مشکل قانونی را توسط نماینده قانونی در مراکز حل اختلاف تعیین می‌کنند.
به طور کلی، بستن قرارداد برای خدمات تشریفات، به شما اطمینان و قطعیت می‌دهد که مراسم شما به خوبی و بدون مشکل اجرا خواهد شد و در صورت بروز هرگونه مشکل، حقوق شما قابل پیگیری است. قبل از امضای قرارداد، حتماً شرایط و مقررات را به دقت مطالعه کنید و در صورت نیاز از کمک حقوقی استفاده کنید.
نکات مهم در عقد قرارداد با موسسات تشریفاتی
هنگام عقد قرارداد با شرکت یا موسسات خدمات مجالس، باید به دقیق‌ترین شکل ممکن بتوانید امکانات لازم برای عقد قرارداد را فراهم کنید. توجه به برخی نکات موجب می‌شود تا هوشیار باشید و بدون هرگونه پشیمانی، نا آگاهی و خطای هیجانی، قرارداد مراسم را نوشته و امضا کنید. یادتان باشد که امضای قرارداد مبنی بر تایید مسئولیت شما در قبال مواردی است که در آن ذکر شده است.
1. تعیین نیازها و توقعات
برای آغاز فرآیند قرارداد، نیازها و توقعات خود را به دقت مشخص کنید. این موارد شامل نوع مراسم، تعداد مهمان‌ها، تاریخ و زمان برگزاری، محل مراسم، نوع غذاها و خدمات دیگر می‌شود. ذکر جزییات منو در قرارداد به عنوان پیوست ضروری است. اگر برای افزایش مقدار گوشت یا خوراکی‌های دیگر توافق کرده‌اید آن را مکتوب کنید. حتی نوع مواد اولیه مثل برنج ایرانی، شوید تازه یا هر چیز دیگری را ذکر کنید. یادتان باشد این برگه وجهه قانونی دارد و شما باید بخش به بخش توافقات را درج نمایید. میزان ارائه خدمات خاص مثل آتش بازی، شمع آرایی و گل آرایی را بنویسید.
2. مطالعه دقیق قرارداد
قبل از امضاء قرارداد، شرایط و مقررات را به دقت مطالعه کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام نیازها و توقعات شما در قرارداد درج شده است. برای اطمینان از عقد قرارداد مطلوب می‌توانید یک فرد آگاه همراه خودتان داشته باشید که تحت تاثیر هیجانات برگزاری مراسم قرار نگرفته باشد. به این ترتیب شانس بالایی دارید تا مطابق با میل‌تان، تمام بندهای قرارداد را طبق توافق ارزیابی کنید و هرگونه مغایرت را کشف نمایید.
3. قیمت و بودجه را تعیین کنید
در بعضی موارد تشریفات از شما یک بودجه مشخص دریافت می‌کند تا کلیه موارد ذکر شده در قرارداد را ارائه نماید. با تعیین بودجه و هزینه هر کدام از بخش‌های منو تشریفات و خدمات آن، می‌توانید در نهایت ماجرا ضرر و زیان عدم تعهد به همان آیتم را تعیین کنید. مشخص کردن این جزییات کمک می‌کند تا بدون دردسر و نگرانی، بتوانید همه چیز را برنامه ریزی نموده و برای داشتن یک مراسم حرفه‌ای روز شماری کنید.
4. شرایط لغو و تغییر مفاد قرارداد
همیشه همه چیز مطابق با برنامه ریزی شما جلو نمی‌شود. ذکر کردن شرایط لغو در قرارداد ضروری است. چرا که مشکلات متعدد و پیش بینی نشده ممکن است در پروسه برگزاری مراسم رخ دهد. قرارداد نوشته شده اهرم قانونی است که سلیقه را از تصمیم گیری ها دور می‌کند تا مطابق با قوانین پیش روید. شما باید موارد فورس و خاص را ذکر کنید. از جمله اینکه چه زمانی و با چه شرایطی می‌توانید از قرارداد منصرف شوید و آیا مبلغی از پیش‌پرداخت بازگشت پیدا می‌کند یا خیر! ذکر این موارد وقوع هرگونه اختلاف نظر را کاهش می‌دهد.
5. بررسی خدمات درج شده در قرارداد
دقت کنید که خدماتی که در قرارداد آمده است، دقیقا همان مواردی است که با یکدیگر توافق کرده اید؟ گاهی به دلایل مختلف، آیتم‌هایی از لیست قرارداد حذف می‌شوند تا در مرحله توافق شفاهی باقی می‌مانند. هرگونه تخفیف، آفر خاص و شرایط را در همین قرارداد ذکر نمایید تا مطابق با جزییات آن رفتار کنید. خدمات تشریفات باید به شکلی انجام شود که جزییات خدمات پذیرایی، نوع آیتم‌های پذیرایی یا حتی اکسسوری و نوع رومیزی‌ها مشخص باشد. توجه به این جزییات نشان دهنده ریز بینی تشریفات و توجه به خواست مشتری است.
6.ذکر مسئولیت‌ها
نقش و مسئولیت‌های هر طرف از طرفین قرارداد، باید به وضوح مشخص شود تا هر دو طرف از حقوق و وظایف خود آگاه باشند. شما تحت هیچ شرایطی نمی‌توانید بدون داشتن یک قرارداد محکم، از عدم همکاری تشریفات برای اقدام خاص شکایت کنید. همچنین تیم تشریفات نمی‌تواند بدون روشن سازی مسئولیت پرداخت و نحوه پرداخت توسط کارفرما، شکایتی بابت دیرکرد یا موارد این‌چنینی داشته باشد. به همین دلیل ذکر مسئولیت‌ها اهمیت بالایی دارد.
7. موارد حقوقی قرارداد تشریفات
یادتان باشد که تمام موارد قرارداد باید در سربرگ مجموعه تشریفات درج شده باشد. به این ترتیب می‌توانید با یک قرارداد رسمی طرف شوید. در این سربرگ شماره ثبت یا هر کد عضویت صنفی که بتواند اعتبار قرارداد را نشان دهد، ثبت می‌گردد. از سوی دیگر بهتر است بدانید که قرارداد دقیقا در دو نسخه نوشته و امضا می‌شود تا یکی از آن‌ها نزد کارفرما و دیگری نزد مشتری باقی بماند.
8. تکلیف تورم و تغییر قیمت‌ها را روشن کنید
متاسفانه شرایط اقتصادی کنونی ایران به شکلی است که هر روز شاهد افزایش قیمت‌ها هستیم . این تورم در حوزه مواد غذایی، خدماتی و موارد دیگر وجود دارد. زمانی که 6 ماه قبل از برگزاری جشن یا ایونت اقدام به عقد قرارداد می‌کنید، قطعا همه چیز برای تغییر و تورم بالا آماده است. به همین دلیل ریسک عدم تعهد به قرارداد بالا است. تلاش کنید تا در متن قرارداد تکلیف تورم را روشن کنید و هرگونه راه برای سرپیچی از موارد ذکر شده در قرارداد را مسدود کنید.
9.جزییات مراسم را مطابق قوانین خودتان تعیین کنید
شما به عنوان برگزار کننده مراسم یا میزبان، حق دارید تا برخی جزییات را مطابق با اصول و سطح فرهنگ و عملکرد خانواده خودتان تعیین کنید. به این منظور لازم است تا جزییات مدنظر و مهم را عنوان کنید. مثلا طرز برخورد مهمانداران، چارچوب عملکرد آن‌ها، نحوه ارائه خدمات به برخی افراد خاص، پوشش و لباس کارکنان در مراسم، نحوه دیزاین خوراکی‌ها یا ایجاد تنوع و زمان شارژ مجدد، هر کدام از این آیتم‌ها قابلیت شخصی سازی مطابق با میل شما را دارا هستند. پس از توافق در این زمینه می‌توانید همه چیز را مطابق میل‌تان مکتوب کنید.
10. ساعت شروع و پایان را ذکر کنید
به عنوان یکی از نکات مهم در عقد قرارداد با موسسات تشریفاتی، بهتر است بدانید که درج ساعت شروع و پایان مراسم ضروری است. اگر به هر دلیل قصد دارید طولانی‌تر این مراسم را برگزار کنید، حتما در بندهای قرارداد به آن ذکر کنید. چرا که همین موضوع می‌تواند در هزینه لوکیشن تغییراتی ایجاد کند.
11.ضرورت حضور مدیریت را تعیین کنید
متاسفانه برگزاری مراسم توسط برخی تیم‌های تشریفاتی به شکلی است که تنها برای عقد قرارداد مدیر و مسئول آن را مشاهده می‌کنید. اما روز مراسم هیچ اثری از حضور این فرد نیست. برای اطمینان از کیفیت برگزاری مراسم می‌توانید حضور مدیریت را به عنوان یک شرط لازم ذکر کنید. حتی می‌توانید نماینده قانونی او را جویا شوید و در قرارداد اشاره کنید.
12. امنیت و نکات مهم آن در قرارداد
هر مراسمی که با حضور عده زیادی همراه است، نیازمند تامین امنیت کافی است. در قرارداد ذکر کنید که تیم تشریفات مسئولیت تامین امنیت مراسم را از صفر تا صد برعهده دارد. هرگونه مشکل در این حوزه متوجه تیم تشرفیات می‌شود. همین نکات مهم در عقد قرارداد با موسسات تشریفاتی می‌تواند سرنوشت نهایی مراسم را رقم بزند.
خلاصه مطلب
با درک نکات مهم در عقد قرارداد با موسسات تشریفاتی می‌توانید با اطمینان خاطر از نتیجه نهایی، قراردادی محکم و قانونی امضا کنید. به این ترتیب نگرانی بابت عدم پایبندی به تعهداد کاهش پیدا می‌کند و کارفرما نیز با وظایف دقیق خود و تعهدات قانونی آشنایی کافی خواهد داشت.
اگر این مطلب برای شما مفید بود، لطفا به ما امتیاز ستاره دهید.
