در انتخاب تیم تشریفاتی به چه نکاتی باید توجه نمود ؟

تصور کنید که قصد دارید مراسمی نسبتا بزرگ برگزار کنید که پر از جزییات متعدد است. ارائه خدمات در سطحی وسیع که ریزه کاری‌های زیادی دارد، می‌تواند موجب بروز استرس، نگرانی شود. همین موضوع لذت بردن از جشن را غیرممکن می‌کند. به همین دلیل خدمات تیم تشریفاتی در ارائه آرامش و کیفیت برگزاری به شدت اهمیت دارد. اما در انتخاب تیم تشریفات باید نکات مهمی را بدانید. این نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی کمک می‌کنند تا بدون خطا و اشتباه مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کنید. شما در هر سطحی که قصد برگزاری مراسم دارید، باید تیم تشریفاتی حرفه‌ای در همان سطح پیدا کنید تا همه چیز را سر و سامان دهد.

اهمیت آگاهی از نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی تاحدی است که در این مقاله به طور کامل آن را بررسی می‌کنیم.

پس تا پایان همراه ما باشید.

اهمیت انتخاب تیم تشریفات چیست؟

انتخاب تیم تشریفات برای برگزاری هرگونه رویداد ضروری است. چرا که تیم تشریفات با آگاهی کامل از جزییات مراسم و نحوه برگزاری آن میتواند بالاترین سطح کیفی خدمات را ارائه کند. همین موضوع موجب می‌شود تا متخصصین تشریفات در بهترین شرایط به فعالیت خودشان ادامه دهند و رضایت مشتریان را در بالاترین حد ممکن پاسخ دهند. به همین دلیل لازم است تا با درک اهمیت انتخاب تیم تشریفات مجالس، نکات مهم را در مرحله بعد بررسی نمایید. در ادامه به جزییات مهم این ضرورت اشاره می‌کنیم.

• برنامه ریزی حرفه‌ای: یکی از موهبت‌های انتخاب تیم تشریفات مجالس برای برگزاری جشن، برنامه ریزی دقیق و حرفه‌ای است. متخصصین تشریفات با تجربه بالا در زمینه برگزاری مراسم، به بهترین شکل ممکن قادر به برگزاری جشن هستند. پس برنامه ریزی در تمام سطوح و پایبندی به آن بخش مهمی از کار تشریفات است.
• توانمندی بالا در حل مشکلات: برگزاری جشن در یک روز خاص ممکن است همراه با رویدادهای پیش بینی نشده‌اید باشد. بروز این مشکلات موجب می‌شود تا روند برگزاری جشن با مشکل مواجه شود. خوشبختانه توانمندی تیم تشریفات در این زمینه بالا است. به همین جهت در صورت بروز مشکلات در روز رویداد، تیم تشریفات با داشتن تجربه می‌تواند سریعاً به حل این مشکلات پرداخته و از ایجاد اختلالات جلوگیری کند.
• برگزاری حرفه‌ای مراسم: تیم تشریفات با تجربه سال‌ها فعالیت در این حوزه می‌تواند بهترین راهکارها و ایده‌های خلاقانه را برای برگزاری رویدادهای متفاوت ارائه کند. این تیم‌های تشریفاتی با داشتن تجربه و تخصص، توانایی بالا در برگزاری مراسم دارند.
• خلق تجربه بهتر: انتخاب تیم تشریفات با تجربه، به شما کمک می‌کند تا مراسمی بی عیب و نقص برگزار کنید. به همین دلیل خلق  تجربه مطلوب و مثبت برای مهمانان یک امر بدیهی است. در این شرایط با ایجاد وجه تمایز در سرویس دهی، پذیرایی و نحوه برخورد با مهمانان می‌توانید شرایط خاصی را ایجاد کنید که به تجربه مطلوب ار مراسم منجر شود.
• افزایش آرامش و ازبین بردن استرس: وقتی تیم تشریفات مسئول برگزاری جزئیات و کارهای مراسم شما است، میزان استرس و نگرانی از بابت اجرایی شدن بخش به بخش مراسم به حداقل می‌رسد. این افراد اطمینان حاصل می‌کنند که همه چیز در حرفه‌ای‌ترین شرایط ممکن رخ می‌دهد و به راحتی می‌توانید برای داشتن یک مراسم خاطره انگیز تمرکز کنید.
• صرفه‌جویی در زمان: دارا بودن تخصص و تجربه در برگزاری مراسم‌های خاص توسط تیم تشریفات، موجب می‌شود تا در زمان جستجو برای یافتن تیم‌های متخصص در حوزه های مورد نیاز، صرفه جویی کنید. به این ترتیب تشریفات برترین‌ها را برای شما ردیف می‌کند تا بدون دغدغه شاهد رویداد شیرین باشیدو
• صرفه جویی در هزینه‌های برگزاری: شاید تصورتان از همکاری با تشریفات، افزایش هزینه باشد. اما تیم تشریفات به دلیل اشراف کامل بر مارکت جشن و ایونت، ارتباطات ارزشمندی دارد. با کمک این ارتباطات همه چیز برای داشتن یک مراسم حرفه‌ای فراهم می‌شود و هزینه نهایی هر کدام از بخش‌های مراسم باتوجه به آفرهای ویژه تغییر می‌کند.
• کیفیت اجرای مراسم: تیم تشریفات با تخصص کافی می‌تواند کیفیت برگزاری مراسم را تغییر دهد. آگاهی به جدیدترین تکنیک‌های برگزاری مراسم موجب می‌شود تا کیفیت نهایی به بهترین شکل افزایش یابد
• دسترسی به منابع: تیم تشریفات با توجه به شبکه‌های کاری خود می‌تواند به آسانی با تأمین‌کنندگان، رابط‌های اجاره لوکیشن‌های خاص و دیگر منابع لازم برای رویدادها در تعامل باشد. این بهترین فرصت برای انتخاب برترین‌های این حوزه و دریافت تخفیف یا آفرهای مطلوب است.

نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی چیست؟

همان طور که گفته شد، برای انتخاب تیم تشریفات باید نکاتی را بدانید. درک این نکات و اهمیت به آن‌ها موجب می‌شود تا بدون هرگونه مشکل و نگرانی، بتوانید شرایط را کنترل کنید. تیم تشریفات با ارائه برترین سطح کیفی خدمات، تلاش می‌کند تا همه چیز مطابق با برنامه و در بهترین شرایط اجرا شود. به همین دلیل با آگاهی از این نکات می‌توانید همه چیز را مدیریت و برنامه ریزی نمایید. انتخاب تیم تشریفاتی یک موضوع مهم و حساس است که بسته به نوع رویداد یا مراسمی که برگزار می‌شود، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و انتخاب افراد مناسب دارد. در ادامه، به بررسی نکات مهم در این خصوص می‌پردازیم تا آگاهانه تصمیم بگیرید.

1-تیم تشریفات متخصص در برگزاری رویداد مدنظر را پیدا کنید

یکی از کارهای مهمی که باید در انتخاب تیم تشریفاتی مدنظر قرار دهید، انتخاب تشریفات متناسب با هدف برگزاری ایونت است. مثلا بعضی تیم‌ها در برگزاری جشن عروس و نامزدی به شدت متخصص هستند و نمونه کارهای فوق‌العاده قوی دارند. بعضی تیم‌ها در برگزاری همایش‌های تخصصی و رویدادهای رسمی برندسازی کرده‌اند و تخصص ویژه‌ای دارد. برخی گروه های تشریفاتی در برگزاری جشن‌های سورپرایزی تولد و تعیین جنسیت خلاقیت کافی دارند و ابزار و اکسسوری مناسب برای داشتن یک مراسم بی نظیر را ارائه می‌کنند. پس بدیهی است که ابتدا باید هدف اصلی رویداد را مشخص کنید و سپس مطابق با جزییات، به دنبال یک تیم تخصصی باشد.

2-به تجربه و مهارت تیم تشریفات توجه کنید

آن چه در برگزاری یک رویداد خاص اهمیت دارد، توجه به میزان تجربه متخصصین یک حوزه است. افرادی که به عنوان تیم تشریفاتی انتخاب می‌شوند، باید تجربه کافی در زمینه برگزاری رویدادها و مراسم‌های مختلف داشته باشند. آشنایی با اصول و ضوابط پروتکل‌ها و تشریفات نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. همین جزییات تعیین کننده کیفیت نهایی مراسمی است که برای شما برگزار می‌شود. پس به عنوان نکات مهم در انتخاب تشریفاتی به این جزییات توجه کنید.

3-نمونه کارها و سابقه تیم تشریفات را بررسی کنید

هرچند نمی‌توان این موضوع را یک پارامتر قابل استناد معرفی کرد، اما می‌توانید در خصوص جزییات ماجرا هوشمندانه تر برخورد کنید. مثلا، برخی تیم‌ها سابقه درخشانی در برگزاری جشن‌های لوکس دارند، قطعا همکاری با این افراد تضمین کننده کیفیت برگزاری جشن است. از سوی دیگر، نمونه کارها می‌توانند اطلاعات کافی به شما ارائه کنند که تیم تشرفیات تا چه اندازه حرفه‌ای عمل می‌کند و سطح برگزاری مراسم چگونه است.

4-امکان بازدید و تست مراسم را بررسی کنید

به عنوان یکی دیگر از نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی، باید بدانید که آیا شرایط برای تست مراسم فراهم است یا خیر! معمولا تیم‌های تشریفاتی حرفه ای که اطمینان کافی از عملکرد خودشان دارند، برای تست مراسم هیچ محدودیتی ندارند و با چند روز فاصله، امکان هماهنگی جهت حضور شما به عنوان مهمان در مراسمی که در پیش دارند را فراهم می‌کنند. این امر به شما اجازه می‌دهد تا جزییات عملکرد مهمانداران، مدیران و سبک برگزاری و دیزاین را بررسی کنیم. تست مراسم اطلاعات حیاتی به شما ارائه می‌کند. در این مراسم تست کردن نوشیدنی‌ها، فینگرفودها و کلیه غذاهای شام نیز ممکن است. پس با خیال آسوده در این زمینه اقدامات لازم را انجام دهید.

5-نحوه برخورد تیم تشریفات را ارزیابی کنید

در پروسه انتخاب بهترین و شایسته‌ترین تیم تشریفات، باید تمام ابعاد ماجر را بررسی کنید. به عنوان یکی دیگر از نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی، باید بدانید که نحوه برخورد تیم تشریفات چگونه است. تیم تشریفاتی باید بتواند با دیگر افراد روابط مثبت و محترمانه‌ای برقرار کند و در مواقع نیاز، به سرعت به شرایط و تغییرات واکنش نشان دهد. توانایی مدیریت شخصی افراد و کار تیمی قوی آن‌ها تضمین کننده برگزاری یک مراسم با کیفیت و عالی خواهد بود.

6-کیفیت اعضای تیم تشرفیات را جویا شوید

آن چه می‌تواند کیفیت برگزاری جشن را تعیین کند، تعداد افرادی است که در پروسه برگزاری جشن فعال هستند. تعداد مهمانداران، سر مهمانداران، مدیر سالن و مسئول هر بخش از جشن، می‌تواند به شما نشان دهد که گروه تا چه اندازه دقیق، حرفه‌ای و ماهرانه در یک کار تیمی تلاش می‌کنند تا مراسم را با بالاترین استانداردهای ممکن برگزار کنند.  حتی نحوه پوشش و آراستگی این افراد در مراسم نیز اهمیت دارد. تیم تشریفاتی باید در لباس‌ و ظاهری مشخص و یکپارچه برای رویداد حضور یابد تا حرفه‌ای‌تر عمل کند.

7- آموزش و آشنایی با جدیدترین متد روز دنیا

عملکرد تیم تشریفات زمانی رضایت بخش است که آگاهی و آموزش کافی در تمام لایه‌های مجموعه وجود داشته باشد. به همین دلیل باید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم تشریفاتی با اصول و نکات پروتکل و تشریفات مرتبط با رویداد آشنایی داشته و از مراجعه به کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی بهره‌مند شوند. این موضوع اهمیت زیادی دارد، چرا که نحوه برخورد، چگونگی دیزاین و مدیریت مراسم با بالاترین سطح استاندارد را آموزش می‌بینند. ضرورت به روز رسانی و تلاش برای ارائه خدمات استاندارد بخش مهمی از فعالیت این تیم محسوب می‌شود.

8-سلیقه و ایده پردازی در طراحی و اجرای دکوراسیون

به روز بودن دکوراسیون و دیزاین جشن توسط تیم تشریفات مجالس یک نکته بسیار مهم است و تاثیر زیادی در موفقیت و جذابیت رویداد دارد. دکوراسیون و دیزاین متناسب و جذاب، نظر مهمانان را به خود جلب می‌کند و احساس خوبی را در آنها ایجاد می‌کند. طراحی‌های زیبا و خلاقانه می‌تواند محیط رویداد را جذاب‌تر و دلنشین‌تر کند. دکوراسیون و دیزاین باید با تم و موضوع رویداد هماهنگ باشد. این انطباق می‌تواند حس و ارتباطی هم‌آهنگ بین اجزای مختلف رویداد ایجاد کند و تجربه‌ی یکنواخت‌تری برای مهمانان ایجاد کند. آگاهی پرسنل و متخصصین رویداد در هماهنگی این جزییات بخش مهمی از توانایی آن‌ها محسوب می‌شود. از سوی دیگر، دیزاین خلاقانه و به روز می‌تواند سطح برگزاری جشن را مشخص کند. تناسب و هارمونی در این دیزاین نیز مهم است. شما باید در دکوراسیون و دیزاین جشن، تمامیت رویداد و ماهیت آن را مشاهده کنید.

9-مجوز تشریفات را جویا شوید

یکی دیگر از نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی، بررسی مجوز کسب و کار مجموعه است. تیم‌های تشریفاتی حرفه‌ای تحت نظارت مرکز معتبر و صنف مربوطه فعالیت می‌کنند. به همین دلیل ملزم به رعایت نکات مهم و اصولی کسب و کار هستند. از سوی دیگر پیگیری‌های قانونی در خصوص عدم تعهد به قرارداد این تیم‌های تشریفاتی راحت‌تر امکان پذیر است. به همین دلیل توصیه می‌کنیم تا مجوز تشریفات را در زمان عقد قرارداد جویا شوید.

10-قرارداد محکم در سربرگ معتبر بنویسید

زمانی که تیم تشریفات از عملکرد حرفه‌ای خودش اطمینان داشته باشد، قطعا مشکلی با بدیهی‌ترین بخش یک همکاری که همان عقد قرارداد است، نخواهد داشت. به همین دلیل باید به عنوان یکی از نکات مهم در انتخاب تیم تشریفات به عقد قرارداد رسمی در سربرگ مخصوص و دارای لوگو و نام، توجه کافی داشته باشید.

خلاصه مطلب

درک نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی به شما کمک می‌کند تا هوشمندانه و حساب شده پا به میدان بگذارید. انتخاب تشریفات مناسب ارتباط مستقیمی با حفظ کیفیت مراسم شما دارد. به همین دلیل باید حتما در این زمینه آگاهانه رفتار کنید و از جزییاتی که در بالا اشاره شد، به عنوان نکات مهم در انتخاب تیم تشریفاتی استفاده نمایید.

اگر این مطلب برای‌تان کاربردی بود، حتما به ما امتیاز و ستاره بدهید.